2*(ЕС)Проект: Идеен проект

ПОДГОТОВКА ЗА ИЗГОТВЯНЕ НА ПРЕДЛОЖЕНИЕ ЗА ПРОЕКТ ЗА ФИНАНСИРАНЕ ОТ СТРУКТУРНИТЕ ФОНДОВЕ И ПРОГРАМИ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ- ИДЕЕН ПРОЕКТ

Марин Филев

Изготвянето на предложение за проект започва с възникването и оформянето на общата представа за него, формулирането на целите на проекта и избора на пътища за неговата реализация. На тази фаза в цикъла на реализация на проекта, наречена концептуална фаза(concept phase), се представя идеята на проекта и се извършва проверка за възможността за нейната реализация. От направения подробен анализ на съществуващата ситуация в сферата, в която ще се разработва проектът и определянето, изясняването и конкретизирането на съществуващите проблеми, до голяма степен зависи бъдещата съдба на проекта. Ето защо на тази фаза работата на проекта трябва да започва след определянето на:
* Целите на проекта, очакваните резултати и ефекти от неговата реализация, начините по които ще бъдат постигнати тези резултати, сроковете и отговорностите за разпределяне и осъществяване на работата по него и с какъв обем ресурси ще бъдат постигнати поставените цели;
* Представите и нагласите на организацията за него;
* Анализа на въздействието на проекта върху изпълняващата организация и външната обкръжаваща среда
За изясняване и конкретизиране на идеята за бъдещ проект се изготвя кратко предварително проектно задание в писмена форма, което включва:
* Основни цели и задачи на проекта;
* Мястото на проектните цели сред приоритетите на организацията;
* Кадрите и кадровата политика, необходима за неговото изпълнение, включително и кратки длъжностни характеристики, които ще формират екипа за неговото изготвяне и реализация;
* Срокове за изпълнение:
* Необходимите комуникации и видовете комуникации;
* Видовете доклади и отчети, които следва да се изготвят на различните етапи от реализацията на проекта;
* Разпределение на отговорностите между отделните участници;
* Определяне на йерархията при управлението на проекта и властовите правомощия при вземането на решения и осъществяването на контрол през целия проектен цикъл;
* Описване на очакваните крайни резултати;
* Определяне на възможните проблеми и рискове.
Проектното задание с еизготвя от мениджъра на организацията или от определения проектен мениджър и играе важна роля за идентифициране и конкретизиране на предварителната идея за проекта. Проектното задание, преди окончателното му одобряване от мениджърския екип на организацията, подлежи на широко обсъждане и корегиране от страна на специалистите и експертите, работещи в организацията.
Когато идеите за проекта са сложни и се налага по- комплексна оценка за неговата реализация се създава инициативна група, която подпомага мениджъра на организацията или определения проектен мениджър в изготвянето на проектно задание и може да включва както сътрудници работещи в организацията, така и външни експерти.
Всеки проект, по който е съставено предложение за финансиране, е съпроводен с предварителни разходи и време, както и с изоставяне на други, по- важни за основната мисия на организацията дейности. Следва да се има предвид, че конкуренцията за финансиране на проекти от Европейските структурни фондове е голяма и успехът не е лесно достижим. Ето защо не може да бъде подкрепяна всяка идея за изготвяне на проект. Организациите, които искат да си осигурят желаното външно, безвъзмездно финансиране по Оперативните програми, трябва много добре да могат да преценят дали си заслужават усилията за изготване на даденото предложение за проект. Изготвянето на успешно проектно предложение за проект за финансиране изисква прилагането на стратегическо планиране в управлението на процесите в организацията. Като управленски процес на разработване и поддържане на необходимото съответствие между организационните цели и ресурси, от едн астрана и променящите се условия в обкръжаващата среда, от друга страна, стратегическото планиране открива новите възможности и опасности които се крият в нея, преценява вътрешния потенциал на организацията и на тази основа определя нейните бъдещи цели, приоритети и възможните пътища за тяхното реализиране.
Чрез методите на стартегическото планиране с еопределя мястото на организацията в икономиката, нейната мисия, общи цели, приоритети, организационна структура на управление, кадровата, финансовата, маркетинговата, производствената, иновационната и инвестиционната и политика. Крайната цел на стратегическото планиране е постигането на висока конкурентноспособност в дългосрочен план и решаването на основното стратегическо противоречие между това, което е и това, което трябва да бъде организацията след определен период от време. Анализите извършени в процеса на стратегическото планиране дават възможност за идентифициране, формилиране и избор на идея за решаването на дадени проблеми в организацията и на тази база изготвянето на предложение за проект за външно финансиране.
От съществено значение за потенциалния донор е, организацията да има визия и стратегия за своето бъдещо развитие, както и изразена готовност и способност за установяване на партньорство с други организации, с цел мобилизиране на общите ресурси за решаване на дадени проблеми. Най- често успехите на организацията , а не нейните потребности и проблеми, са гаранция за успешната защита и последваща реализация на даден проект.
Преди да се пристъпи към одобряване на проектното задание е необходимо да се изърши цялостна оценка на идеята и най- вече на потребностите, които тя увовлетворява. При извършване на оценка на една идея , развита в предложение за проект за финансиране по дадена Оперативна програма трябва да се има предвид следното:
* Да не се дублира идеята във вече осъществен проект. За да се оцени идеята по този критерии е необходимо да се провери в съответните административни структури управляващи съответната Оперативна програма, както и други специализирани източници за информация, предлагано ли е друго такова предложение за проект за финансиране и има ли до сега осъществен проект с такава идея. Ако се установи, че подобни идеи вече са били финансирани, то интересът трябва да бъде насочен към това, дали са били успешно реялизирани тези проекти, какви трудности е имало при тяхната реялизация и дали съществуват нови подходи за решаване на същия проблем. При добра аргументация и обосновка донорите могат да одобрят за финансиране проектни предложения със сходни цели.
* Да не изисква разходи, които не са по силите на организацията. Една добра идея, равита в предложение за проект за финансиране, може да бъдеоценена, но нереализирана поради невъзможност на осигуряване на предвиденото и изискващо се собствено(частно) съфинансира на проекта. Това налага, заедно с направените анализи на обкръжаващата среда на организацията, да се направи и анализ на риска на проекта, т.е. каква е възможността идеята да бъде осъществена чрез успешното реализиране на проекта.
* Да няма нежелани странични ефекти след нейното осъществяване. При разработването на идеята в проектното предложение трябва да се има предвид, че изискванията за партньорство от страна на Оперативната програма, може да доведе до неочаквани странични ефекти в организацията. Например, новите договорни и финансови отношения могат да доведат до зачителни промени в струкурата на организацията и установените взаимоотношения в нея. Чрез партньорство, което има много положителни страни, могат да дойдат в организацията и нови типове експертно мнение иинтереси, които да бъдат различни от възприетите организационни ценности и очаквания.
Европейските структурни фондове и техните Оперативни програми настояват и изискват все повече разработването и реализирането на идеите, заложени в предложенията за проекти за финансиране, да се осъществяват на принципа на изграждане на партньорства между организациите. Както беше посочено вече в изложението, идеи за реализиране на мащабни инвестиционни проекти на регионално и местно ниво, не могат да бъдет осъществени без да се приложи похода на партьорството. Необходима е подкрепа и на други организации при осъществяването н апроекти по Оперативните програми, насочени най- вече в области засягащи големи и различни целеви групи. Партньорствата, обаче създават проблеми и предизвикателства. Властовата структура на партньорството е сама по себе си неопределена. Мениджърите и мениджърските екипи на дадена организация, които са наясно с властвите властовите си позиции в нейните рамки и знаят своята роля, отговорности, авторитет и място в йерархията, могат да открият че властта им в партньорството е малка и в стремежа си за повече власт и изгоди за своите организации да провалят реализирането на една добре разработена идея за финансиране от "Оперативните програм"и на Структурните фондове и Кохезионният фонд на ЕС. Ето защо, от общ интерес на организациите е партньорските отношения да бъдат изградени на принципа на сътрудничеството, а не на принципите на власт и подчиненост. Партньорството трябва да бъде изградено и на базата на конкретна ангажираност, реализъм, прагматизъм, споделяне на общите ценности и визия за развитие, откритост, прозрачност и гъвкавост, взаимно разбирателство и доверие. При изграждането на партньорство трябва да се знае, че да представляват собствената си организация в партньорството трябва да е равностойно, както да представляват партньорство в собствената си организация.
Идеи за проекти възникват, както в резултат на търсенето на възможности за финансиране, така и в резултат на предлагане от "Оперативните програми" на възможности за финансиране. Когато идеята идва от организация, която търси средства за финансиране, вероятността за реализиране на заложената идея в предложението за проект за финансиране е по- малка, отколкото когато идеята възниква в резултат на предложена и подадена за развитие идея на донора. В този случай донорът представя идеята под формата на конкурс за написване на предложение за проект, в обявата за който се описва:
* Видът на "Оперативната програма;
* Очакваните резултати;
* Критериите, по които ще се определят печелившите проекти;
* Сроковете. в които следва да се осъществят проектите;
* Размерът на финансирането и видовете доходи, подлежащи на финансиране;
* Географски обхват;
* Процедурите за подаване на предложенията;
* Методите за оценка на проектите.
В обявата за конкурс за написване на предложение за проект могат да бъдат включени и изисквания за квалификация на основните изпълнители, координатора н апроекта, мениджъра на проекта и мениджърския екип, както и да е посочено каква друга допълнителна информация следва да бъде предоставена от кандидатстващата организация. Обикновено информацията за обявените конкурси се публикува в информационните бюлетини на Изпълнителните агенции на "Оперативните Програми" и в електронните страници на институциите, занимаващи се пряко с реализирането на "Оперативните програми". В повечето случаи те поддържат стандартен списък с изисквания изготвен съобразно програмния цикъл на съответната "Оперативната програма". Следователно, когато донорът предлага идея за развитие под формата на конкурс за написване на предложение за проек, организацията е тази от която зависи набавянето на необходимата информация за условията за участие в конкурса и търсените предложения за проекти.
На този принцип, както беше отбелязано в изложението, се извършва програмирането и финансирането на проекти по определени "Оперативни програми".
Основните проблеми пред организациите- бенифициенти и бизнеса на този етап са:
* Липсата на достатъчна надеждна и достъпн аинформация за условията, сроковете и изискванията за провеждането н аконкурсите за написване и представяне на предложения за проекти за финансиране;
* Формулярите за кандидатстване и други съпътстващи документи при кандидатсване на предложенията за проекти за финансиране от съответните "Оперативни програми", трябва да бъдат изготвени на английски език, което на практика задължава потенциалните бенефициенти, най- вече малките и средни предприятия, да ползват задължително специализирани консултантски и преводачески услуги, в много случаи недостъпн особено за стартиращия бизнес;
* Повечето документи, формуляри, инструкции и ръководства за кандидатстване, освен че са на английски език, са достъпни само за потенциалните бизнес организации- бенефициенти имащи постоянен достъп до Интернет и недостъпни за малки бизнес организации, стартиращия бизнес и физически лица- стопански производители;
* Договорът за GRANT и откриването на задължителната ESCROW сметка за разплащане се изготвят също задължително само на английски език, което допълнително стеснява кръга на възможностите за достъп до безвъзмездната помощ по "Оперативните програми" на гореспоменатите бенефициенти;
Друг подход, използван от донорите за идентифициране на идея за изготвяне на предложение за проект за финансиране, е обявяването на специални програми или конкретни мерки в дадени приоритетни области. Този подход най- често се прилага от донорите, когато искат да спонсорират проекти от определен тип или в определена специфична област, като същевременно дават значителна свобода на изпълнителите сами да решат как да постигнат желаните резултати. Независимо в каква форма се представят, най- общо програмните съобщения включват следната информация:
* Описание на проблемите, които донорът желае да реши;
* Тематични области или категории проекти, за които трябва да се представят предложения:
* Изискваия към кандидастващите организации;
* Крайни срокове за подаване на предложенията за проекти за финансиране;
* Информацията, която трябва да бъде предоставена, както и нейната форма;
* Критериите за подбор и процедури за оценка и вземане на решение за финансиране;
* Размерът на средствата по приоритетни направление, които ще бъдат предоставени.
Потенциалните бенефициенти на съответната специализирана "Оперативна програма", в своето предложение за проект за финансиране следва най- общо да опишат:
- Специфичните цели и резултати, които ще постигнат с реализирането на проекта;
- Методите и подходите, които ще използват;
- Сроковете, в които ще се осъществи проекта;
- Екипа на проекта;
Бюджета на проекта и наличните ресурси, с които разплага организацията за неговото осъществяване.
Този подход на идентифициране на идея за изготвяне на предложение на проект за финансиране по конкретни мерки в дадена приоритетна област, се прилага за финансиране на проекти в областта на земеделието и развитието на селските райони.
Основни проблеми пред бенефициентите на безвъзмездната помощ, при този подход, са:
* Сложните бюрократични процедури и изисквания за представяне на идеята в предложението за проект за финансиране, изискват
използването на специализирана консултантска помощ и авансово заделяне на допълнителни финансови средства, които при евентуално отхвърляне на проекта за финаниране от комисията за оценка и подбор, са за сметка изцяло на кандидатстващата организация или физическото лице- бенифициент по програмата;
* Липсата на прозрачност, ясни критерии за оценка на предложенията за проекти за финансиране и възможностите за субективна преценка на членове на комисиите за оценка и подбор, може да доведе до отхвърлянето на предложения за проекти за финансиране с много добри идеи.
* Условието за финансиране на част от реализираното, одобрено предложение за проект със собствени средства, е пречка за осъществяването на голяма част от добрите идеи, особено на стартиращи в това направление бизнес организации и физически лица- бенефициенти по програмата.
Специфичното при кандидастване за финансиране на предложения за проекти по Оперативна програма Екология и Оперативна програма "Транспорт" и най-вече по предложения за финансиране на проекти от Кохезионния фонд на ЕС, който не е структурен фонд, е че при тях се финансират проекти, фази от даден проект- технически и финансово независими, групи от проекти или съвкупност от проекти в тези областти и инфраструктура. Идеите за предложения за проекти за финансиране в тези направления, основно идват от разработените Национални планове и стратегии в тези области. Тези програми и проекти изискват на фазата на идентификация да се извършат предпроектни проучвания да се изготви на тази база идеен проект. Предложенията за инвестиционни проекти за финансиране по тези "Оперативни програми" , освен идеен проект, включат и разработването на технически и работен проект. Характерното при финансирането на проекти в тези области е разработването на Апликационна форма за всеки проект поотделно, която се одобрява от Европейската комисия(ЕК) и служи за изготвянето на проектен финансов меморандум. Принципите на програмиране в тези области изискват предварително одобрение от (ЕК) на всички идеи за проектни предложения за финансиране, сроковете и процедурите по търговете и сроковете и процедурите по сключване на договорите за реализация на спечелилите търговете проектни предложения. В тези области, основните бенефициенти са държавни и общински фирми и организации и отговорността за идентифицирането на идеята и изготвянето на качествено предложение за инвестиционен проект се носи изцяло от държавната и общинска администрации.
Както беше посочено в изложението и в други публикации в уеб страницата, основните проблеми свързанис качеството на предложенията за проекти за финансиране, са свързани с недостатъчния административен капацитет на структурните звена в администрацията, отговарящи за тези процеси.
идентифицирането на идеята и изготвянето на предложението за проект изискват много добри познания и специална квалификация в областта на управлението н апроекти. Парадоксално е, че в повечето големи администрации, занимаващи се с тези въпроси, няма нито един сертифициран специалист по управление на проекти. Повишаването на административния капацитет изисква създаването на професионални звена за управление на проекти във всички обособени държавни структури, занимаващи се с този процес и проблеми, каквато е практиката с други страни- членки на ЕС. Сега, чрез използване на безвъзмездна помощ от Оперативна програма "Административен капацитет", този проблем е напълно разрешим. В по- широк аспект, незадоволителното състояние на административния капацитет за управление на проекти е логическо следствие от неразвитата национална инфраструктура за управление на проекти, от което зависи качеството на изготвянето и изпълнението на всички проекти в нашата страна, характеризираща се в основни линии с липса на система за подготовка на специалисти по управление на проекти с възможност за сертификация, нерзавит пазар на консултантски услуги в областта на управлението на проекти, липсата на разработени национални методи и модели за изготвяне и управление на проекти, неразвит и синхронизиран специализиран понятиен местен апарат и др.
/следва продължение/
=================================

ИЗПОЛЗВАНА ЛИТЕРАТУРА:

1. Гочев, А., Е. Симеонова, Проектът - от идеята до финансирането, изд. Албатрос, С., 1999
2. Павлов, П., Научно - приложни методи и средства за разработване и управление на проекти в публичния сектор, ИК "Призма", С., 1998
3. Наръчник за писане на проекти в централна и източна Европа и бившия Съветски съюз, изд. фондация "Ресурсен център", С., 1995
4. Сп. АМС - Аспекти, ст., Проектен цикъл - фази, цели, отговорности, критерии за успех на проектите, бр. 1/ 2000
5. Сп. АМС - Аспекти, ст., Проектен цикъл - идентифициране на проекта: цели, изисквания, инструменти, техники, бр. 3/ 2000
6. Регламент (EO) № 1083/2006 на съвета на ЕСот 11 юли 2006 година, относно определянето на общи разпоредби за Европейския регионален фонд, Европейския социален фонд и Кохезионния фонд и за отмяна на Регламент (EO) № 1260/1999,
www.eufunds.bg/
7. The New Programing period 2007 - 2013: methodological working, www.europa.eu/documents/index_en.htm
8. Guide for the Assessment of Project Proposale, www.europa.eu/documents/index_en.htm
9. Project Cycle Management Traiding Cources Handbook, www.europa.eu/documents/index_en.htm