3*(ЕС)Проект: Правила и процедури

ПРАВИЛА И ПРОЦЕДУРИ ПРИ ИЗГОТВЯНЕ НА ПРЕДЛОЖЕНИЕ ЗА ПРОЕКТ ЗА ФИНАНСИРАНЕ ОТ СТРУКТУРНИТЕ ФОНДОВЕ И ПРОГРАМИ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ

Марин Филев


След набавяне на необходимата информация, документация и формуляри за кандидатстване, трябва подробно да се разясни методиката за тяхното попълване и да се изготви график за съставяне на предложението за проект за финансиране по дейности и срокове. Сроковете за подаване на предложенията за проекти за финансиране по отделните "Оперативни програми" на Европейските структурни фондове зависят от програмните им цикли и са с различно времетраене- от няколко месеца до няколко дни. Ето защо е необходимо всяка организация и физическите лица- бенефициенти, които имат намерение да кандидастват за получаване на външно, безвъзмездно финансиране по съответните "Оперативни програми" на Европейските Структурни фондове, предварително да разполагат със стандартни, готови база данни. Обикновено това са данни, които се изискват като пиложения към предложението запроект за финансиране, като:
- подробно описание на организацията;
- кога и с каква цел е създадена;
- нейния юридически статус;
- мисия;
- предмет на дейност;
- какви проекти е осъществила до този момент;
- в каква значима проява е участвала;
- кои са основните и конкуренти и партньори;
- други подобни данни в зависимост от изискванията на програмата.
Последователността на дейностите при изготвяне на предложение за проект за финансиране в най- общ вид е следната:
* Оценка на идеята на предложение за проект за финансиране;
* Идентифициране на "Оперативната програма" или проект, по който ще се състави предложението за проект за финансиране;
* Преглед и вътрешна оценка на предложението на проект за финансиране;
* Окончателна редакция на предложението на проект за финансиране;
* Изготвяне на съпроводително писмо;
* Окомплектоване и подаване на предпожението за проект за финансиране на отговорния програмен служител.
Конкуренцията при кандидатстване за финансиране от съответните Структурни фондове и техните "Оперативни програми" е голяма, но въпреки всичките изброени недостатъци при програмирането и управлението на "Оперативните програми", предварителноразработените изисквания към предложенията запроекти за финансиране намаляват рисковете за нечестна конкуренция между организациите, борещи се за получаване на безвъзмездно финансиране. При всички случаи качественото и онкурентноспособно предложение за проект има големи шансове да получи финансиране по някоя "Оперативна програма".
Както беше подчертано в изложението, "Оперативните програми" имат различни специфични изисквания за изготвяне на предложение на проект за финанисране , но независимо от това, в най- общ вид, те съдържат следната информация:
* С каква цел се отпускат средствата;
* Какви резултати очаква донора;
* Инструкции за организациите и физическите лица- бенефициенти, които ще участват в обявения конкурс;
* Описание на съдържанието на финансираната от Европейски Структурен фонд "Оперативна програма";
* Спецификация на дейностите, които се очаква да се извършат в рамките на проекта;
* Изисквания към изпълнението и сроковете за реализация на проекта;
Други специфични изисквания към кандидатите за безвъзмездно финансиране от вида:
- Да имат значим предишен опит в определена сфера на дейност;
- Да осъществяват дейността си в определен регион;
- Да осъществяват дейности в точно определена сфера;
- Изисквания, основани на етнически, здравословен или съсловен признак;
- Изисквания основани на регионален признак;
- Други подобни данни в зависимост от изискванията на програмата.
Обикновено програмните мениджъри организират официално представяне на своите "Оперативни програми" и проектите по тях, преди крайният срок за подаване на предложенията за проекти за финансиране. Информация за местата за представяне и провежданите семинари в тази връзка, се публикуват в страниците на съответните Министерства и Изпълнителни агенции в Интернет. Освен за получаване на допълнителна информация за изискванията на "Оперативната програма" и за отговаряне на въпроси на кандидатите, тези представяния дават възможност да се установи, кои други организации са заитересовани от получаване на финансиране по даден проект на съответната "Оперативна програма", какъв е нашият потенциал за изпълнение на изискванията и нашата собствена кнкурентноспособност. Събраната информация от презентацията, семинарите и публикациите трябва да даде ясна представа на организацията заслужава ли си влагането на труд, време и пари за изработване на предложението за проект за финансиране по дадена "Оперативна програма". Трябва да се отбележи, че при всички случаи, дори и при неуспех, времето и усилията в подготовката и изработването н апредложение за проект за финансиране не са напразни, защото се натрупва ценен опит и се придобиват умения, увеличаващи възможностите за успех при бъдещо кандидатстване за външно финансиране. Нещо повече, в резултат на направените анализи и вложените усилия за изследването на проблема и идентифицирането и формулирането на идеята, развита в изработеното проектно предложение за финансиране, може да се достигне до нови идеи, предложения и стратегии за неговото решаване.
Следващият съществен момент в процеса на изготвяне на предложението за проект за финансиране есформирането на работен екип. Работният екип не трябва да бъде голям, но трябва да е достатъчен, за да може да идентифицира проблема, да формулира идеята и да я развие в предложението за проект за финансиране, да разпредели ресурсите и изготви бюджета, да извърши всички технически дейности по написването, редактирането, окомплектоването и подаването в срок на предложението за проект за финансиране. Ето защо, съществен фактор за успеха на предложението за проект за финансиране е правилният професионален подбор на специалистите в екипа, точното разпределение на задачите и отговорностите между тях, както и създаването на атмосфера на сътрудничество, взаимопомощ и общазаинтересованост от крайния успех.
При изготвянето на по- големи и сложни предложения за инвстиционни проекти за финансиране, разпределянето на отговорностите в екипа може да бъде следното:
* Ръководител(мениджър) на проект- личност, която се ползва с доверие в групата, представлява групата пред другите организации и обществеността, съставя планове за действие, разпределя задачите в екипа, осъществява контрол върху изпълнението на работата и спазването на планираните оперативни времеви графици;
* Координатор на проекта- тази дейност се извършва при изготвянето на предложения за малки проекти за финансиране от ръководителя на проекта, а при изготвянето на по- големи и сложни предложения за проекти за финансиране, от специално назначено лице отговарящо за ежедневното изпълнение на работата;
* Финансов отговорник- лицето, което отговаря за извършването на цялостната финансова и счетоводна дейност при изготвянето на предложението за проект за финансиране;
* Секретар на екипа- лицет, което организаира съвещанията и срещите, води протоколите от заседанията, занимава се с кореспонденцията и следи за обявите за презентациите, семинарите и публикациите по съответните "Оперативни програми";
* Отговорници на подгрупи- лица, отговарящи за изпълнението и контрола на конкретните задачи по изготвянето на предложението за проект за финансиране.
Разпределението на длъжностите и отговорностите в екипа с еизвършва от ръководителя на проекта, като всеки от учасниците в екипа трябва да получи писмени указания за своята работа. Необходимо е да се определи процедура за редовно отчитане на извършената работа пред ръководитяля на пректа под формата н акратки писмени доклади съдържащи постигнатите до момента резултати и възникналите в процеса на работата проблеми. Ръководителят на проекта трябва да следи за точното изпълнение на поставените задачи, да стимулира постигнатите успехи и реагира своевременно и адекватно при несъответствие на възложените задачи.
В някои случаи е възможно и препоръчително в работния екип да се привлекат външни за организацията експерти работещи в съптветната област, които да внесат обективност в оценката на процеса по изготвянето на предложението за проект за финансиране. Рискът, който на практика съществува при включване на външни експерти в работния екип е свързан с възможността за прокарване на идеи и интереси различни от възприетите организационни принципи, ценности и очаквания, както и за възникване на конфликт на интереси между експертите организацията и външните експерти привлечени в работния екип. Ръководителят на проекта трябва да отчита възможността за появата на такъв вид рискове, да следи и да анализира състоянието на междуличностните отношения и ефективно да управлява евентуално възникналите междуличностни и групови конфликти.
На практика съществува вариант за използване на услугите на консултантска фирма за изготвяне на предложение за проект за финансиране от "Оперативните програми" на Европейските Структурни фондове. Както беше вече споменато в изложението, разходите за консултантска помощ са регламентирани за всяка отделна "Оперативна програма", варират в рамките, средно от 4 до 12 % от общата стойност на одобрения за финансиране проект и се възстановяват на бенифициента, напълно или частично, след реализациата на проекта. Рискът, обаче от изготвяне на некачествено предложение за проект за финансиране за организацията е голям, защото пазарът на този вид услуги у нас не е достатъчно развит, няма възприети норми и правила за организационно поведение и контрол на този вид дейност и съсловни изисквания за сертифициране на правото за извършване натакъв вид услуга. Нещо повече, голяма част от консултантските фирми, занимаващи се с този вид услуга и гарантиращи сто процентов успех на изготвяните от тях предложениа за проекти за финансиране, са елементи от създадени корупционни вериги между отговорни административни служители, от които зависи одобряването на предложенията за проект за финансиране от дадена "Оперативна програма" и фирмите изпълнители и доставчици на техника и оборудване по проектите. При този вариант, вероятността за одобряването на изготвеното от консултантската фирма предложение за проект за отпускане на финансиране от дадена "Оперативна програма" е голяма, но поради корупционата зависимост и плащания и калкулираните комисионни от страна на изпълнителитеи доставчиците, вероятността от невъзможността на реализацията н апроекта е голяма.
Ако организацията е решила твърдо да използва услугите на консултанска фирма за изготвянето на проект за финансиране, то тя трябва най- напред детайлно да проучи възможностите на фирмата, компетентността на нейните експерти и миналите успехи на изготвените от нея проекти за финансиране по дадена "Оперативна програма". Задължително условие при използването на такъв вид услуга е изготвянето и подписването на конкретен Договор , съставен за предпочитане от юридическо лице, с точни клаузи за права и отговорности и подробно описание на дейностите, които трябва да се извършат от консултантската фирма, наречени в международната практика като "Terms of Reference".
Примерният Договор за извършване на консултантска услуга за изготвяне на предложение за проект за финансиране от консултантска фирма трябва да съдържа следните основни клаузи:
* Детайлно описание на дейностите и крайния продукт, който трябва да бъде представен от консултантската фирма;
* Датата на влизане на Договора в сила и точния срок за изготвяне и представяне на предложението за проект за финансиране;
* Клауза за анулиране на Договора, според която всяка от страните може да го прекрати при нарушаване на договореностите с предизвестие, обикновено не по- малко от 30 дни и не по- вече от 90 дни;
* Клауза, че организацията притежава всички права над изготвянето от консултантскат фирнма предложение на проект за финансиране;
* Сумата на хонорара по Договора и датата на изплащане, която по правило е свързана с предаването на готовото предложение за проект за финансиране;
* Клауза за възстановяване на направени от консултантската фирма разходи или авансово получени суми от организацията или физическото лице- бенефициент.
Не трябва да се приемат от организацията или физическото лице- бенифициент устни договорки и споразумения като обвързващи, за която и да е от страните в процеса. Всички условия за изготвянето на предложението за проект за финансиране от консултантска фирма трябва да бъдат включени в Договора, а тези които по някаква причина възникнат след сключване на Договора, да се оформят в писмени анекси като неразделна част от тях. Да не се дават от организацията никакви пари за комисионни срещу устни обещания за успех на проектното предложение за финансиране, а ако това при изключителни случаи се наложи, то задължително да се оформят тези плащания с официален писме документ- разходни касови ордери, фактури, нареждания за плащтане и извлечения за банкови преводи.
Следваща важна стъпка, след сформирането на работен екип, е избора на Заглавие на предложението за проект за финансиране. До избора на точното заглавие на предложението за проект за финансиране се използва условен номер или работно заглавие.
Изборът на подходящо заглавие на предложението за проект за финансиране е от съществено заначение, защото неговата основна задача е по най- подходящ начин, синтезирано да изразаява идеята и съдържанието на предложението за проект за финансиране. Подходящо избраното заглавие играе важна роля при оценката и подбора на предложението на проекта за финансиране при провеждане на конкурса по дадената "Оперативна програма". При избор на заглавие за предложение за проект за финансиране трябва да се имат предвид следните правила:
* Заглавието трябва да бъде съобразено с характера на "Оперативната програма", по която ще се кандидатства за финансиране;
* Заглавието трябва да бъде кратко, точно и ясно с не повече от седем думи;
* Заглавието трябва да разкрива идеята и целта на предложението за проект за финансиране;
* Не трябва да се включва в заглавието името на "Оперативната програма", по която ще се кандидатства за финансиране, например Проект по Оперативна програма "Конкурентноспособност"....., или Проект по Оперативна програма "Управление на човешките ресурси"..... и т.н.
* Да не се избира заглавие вече използвано от други организации;
* Заглавието не трябва да включва думата проект, например "Проект за ......", защото показва липса на въображение и остроумие;
* Заглавието трябва да бъде привлекателно и ясно изразено, за да бъде лесно различимо и запомнено от оценяващата комисия.
За избора на подходящо заглавие на предложение за проект за финансиране може да се приложи метода на "мозъчна атака"(т.нар. brain storming method), при който медиаторът на сесията да подава подходящи ключови думи за обсъждане от работната група за формулиране на подходящо заглавие на предложението за проект за финансиране.
Както беше посочено в изложението, всяка от отделните "Оперативни програми" има стандартни изисквания за участие(Vademecum) и стандартизирани формуляри за кандидастване(Application forms). Най- често те са оформени в един общ информационен проект, който може да се изтегли от Интернет. При разглеждането на информационния пакет на "Оперативната програма", трябва да се обърне , най- вече внимание на:
* Критериите за участие;
* Необходимостта от партньори;
* Приоритетите на "Оперативната програма";
* Минималните и максималните размери на финансирането;
* Сроковете на представяне на предложението за проект за финансиране.
Понеже правилата и процедурите на финансиращите "Оперативни програми", както беше посочено в изложението, са различни и тези различия са принципни, значителни и съществени, то в изложението се представя обобщен вариант на структурата на предложението за проект за финансиране по "Оперативните програми" на Европейските Структурни фондове.
Елементите на предложението за проект за финансиране са структурирани условно в две основни части:
* Съдържателна част- описваща предложението за проект за финансиране по същество;
*Техническа част- описваща успехите, структурата, юридическият статус и предмета на дейност на органзиацията, професионалните биографии на изпълнителите на предложението за проект за финансиране, както и изискващата се съпътстваща информация, отразена в прложенията на предложението за проект за финансиране.
/следва продължение/
=================================

ИЗПОЛЗВАНА ЛИТЕРАТУРА:

1. Гочев, А., Е. Симеонова, Проектът - от идеята до финансирането, изд. Албатрос, С., 1999
2. Павлов, П., Научно - приложни методи и средства за разработване и управление на проекти в публичния сектор, ИК "Призма", С., 1998
3. Наръчник за писане на проекти в централна и източна Европа и бившия Съветски съюз, изд. фондация "Ресурсен център", С., 1995
4. Сп. АМС - Аспекти, ст., Проектен цикъл - фази, цели, отговорности, критерии за успех на проектите, бр. 1/ 2000
5. Сп. АМС - Аспекти, ст., Проектен цикъл - идентифициране на проекта: цели, изисквания, инструменти, техники, бр. 3/ 2000
6. Регламент (EO) № 1083/2006 на съвета на ЕСот 11 юли 2006 година, относно определянето на общи разпоредби за Европейския регионален фонд, Европейския социален фонд и Кохезионния фонд и за отмяна на Регламент (EO) № 1260/1999,
www.eufunds.bg/
7. The New Programing period 2007 - 2013: methodological working, www.europa.eu/documents/index_en.htm
8. Guide for the Assessment of Project Proposale, www.europa.eu/documents/index_en.htm
9. Project Cycle Management Traiding Cources Handbook, www.europa.eu/documents/index_en.htm